7. 12. 2020
Informácie o spracovaní osobných údajov obchodných partnerov a ich zamestnancov
Spoločnosť Mountfield SK, s.r.o. so sídlom v Martine, Kolárova 85, PSČ 036 01, IČO: 36377147, ako prevádzkovateľ spracúva osobné údaje svojich obchodných partnerov (najmä dodávateľov tovaru a služieb), pokiaľ sú fyzickými osobami a tiež štatutárnych zástupcov, osôb poverených obchodným partnerom k určitým jednaniam v rámci zmluvných vzťahov (napr. osoby oprávnené preberať alebo odovzdávať tovar, potvrdzovať objednávky a ďalšie dokumenty apod.) a kontaktných osôb obchodných partnerov a potenciálnych obchodných partnerov.
Naša spoločnosť spracúva najmä nasledujúce osobné údaje obchodných partnerov a ich zamestnancov:
- meno, priezvisko, pracovnú pozíciu, telefónne číslo, e-mailový kontakt, iný elektronický kontakt (napr. meno v aplikácii Skype, na sociálnej sieti apod.), podpis,
- informácie o zmluvných vzťahoch s obchodným partnerom a o jednaní zamestnanca obchodného partnera v rámci zmluvného vzťahu (napr. číslo účtu zmluvného partnera, registračná značka motorového vozidla zmluvného prepravcu), dokumenty vydané, potvrdené alebo podpísané zamestnancom obchodného partnera, záznam/zápis komunikácia/jednanie so zamestnancom obchodného partnera,
- audiovizuálny záznam obstaraný v chránených priestoroch/objektoch našej spoločnosti, na ktorom je zachytená podoba, činnosti a prejavy obchodného partnera alebo pracovníka obchodného partnera.
Tieto osobné údaje naša spoločnosť spracúva v nevyhnutnom rozsahu a pre nižšie uvedené účely:
- vydávanie a vedenie evidencie účtovných a daňových dokladov a ich podkladov (plnenie zákonných povinností),
- plnenie zmluvných povinností a výkon zmluvných práv (plnenie zmluvy a oprávnený záujem našej spoločnosti),
- vedenie evidencie zmluvných partnerov a potenciálnych zmluvných partnerov (oprávnený záujem našej spoločnosti),
- nadväzovanie, udržovanie a prehlbovanie obchodných vzťahov a rozvoj podnikateľskej činnosti, napr. zasielanie darčekov, pozdravov, obchodných, ale aj neobchodných ponúk (oprávnený záujem našej spoločnosti),
- ochrana majetku, likvidácia škodných udalostí, určenie, výkon a obhajoba našich prípadných právnych nárokov, prevencia kriminality a zaistenie bezpečnosti v monitorovaných priestoroch (napríklad kvôli zamedzeniu krádeží alebo zaistenia bezpečnosti spracovávaných osobných údajov), čo považujeme za oprávnený záujem našej spoločnosti.
Vaše osobné údaje môžu byť sprístupnené v nevyhnutnom rozsahu nasledujúcim príjemcom:
- verejným orgánom vedúcim správne konanie alebo vykonávajúci verejnoprávnu kontrolu, najmä finančným úradom, Polícii SK a pod.,
- tretím osobám zaisťujúcim pre našu spoločnosť správu a hosting informačných systémov a softwarových aplikácií, správu nehnuteľností (vrátane kontroly vstupu), bezpečnostnej služby, právnej pomoci, ekonomického a finančného poradenstva a audit (všetky tieto osoby sú viazané prísnou povinnosťou mlčanlivosti).
Vaše osobní údaje budú pre uvedené účely spracovávané po dobu:
- po dobu trvania zmluvného vzťahu s obchodným partnerom a po dobu 4 rokov odo dňa ukončenia takého zmluvného vzťahu (pri obchodných partneroch),
- po dobu 4 rokov odo dňa získania kontaktných údajov od potenciálneho obchodného partnera alebo jeho pracovníka (pri potenciálnych obchodných partnerov),
- pri vystavených účtovných a daňových dokladov a podkladov pre vystavenie také doklady po zákonom stanovenú dobu (5 rokov pri účtovných dokladoch a 10 rokov pri daňových dokladov),
- pri audiovizuálnych záznamoch po dobu 7 rokov odo dňa zaobstarania záznamu (pri audiovizuálnych záznamoch zaobstaraných na miestach, kde dochádza k expedícii tovaru, po dobu 21 dní) a v prípade, že na základe takého záznamu pristúpime k právnemu úkonu, tak po dobu 4 rokov pre určenie, výkon a obhajobu našich právnych nárokov.
Aké práva máte v súvislosti so spracovaním Vašich osobných údajov na tento účel?
Na základe Vašej žiadosti Vás budeme informovať o tom, či naša spoločnosť spracúva Vaše osobné údaje. Pokiaľ ich spracúvame, máte právo na predloženie kópie spracúvaných osobných údajov, prípadne iný prístup k ním. Rovnako máte právo na poskytnutie informácií o tom, aké údaje o Vás spracúvame, pre aké účely, o príjemcoch, ktorým ich poskytujeme, dobe ich spracúvania, o zdrojoch, z ktorých tieto údaje pochádzajú. Ďalej máte právo na opravu Vašich neprenesených osobných údajov alebo doplnenia Vašich neúplných údajov. V prípadoch stanovených právnymi predpismi máte právo na to, aby naša spoločnosť vymazala osobné údaje, ktoré o Vás spracúva (napr. v prípade odvolania Vášho súhlasu). Nedôjde ale k vymazaniu osobných údajov, ktoré nutne potrebujeme kvôli plneniu našich právnych povinností, pre plnenie zmluvy, pre ochranu našich oprávnených záujmov alebo pre určenie, výkon a obhajobu našich právnych nárokov. V prípadoch stanovených právnymi predpismi máte právo na to, aby naša spoločnosť dočasne obmedzila spracúvanie Vašich osobných údajov. Máte právo požadovať prenos Vašich osobných údajov, ktoré ste nám poskytol/a, inému prevádzkovateľovi. Pokiaľ Vaše osobné údaje spracúvame na základe našich oprávnených záujmov, máte právo vzniesť námietku voči takému spracúvaniu (informujte nás, že nesúhlasíte s takým spracúvaním). Pokiaľ by ste sa domnievali, že pri spracovávaní Vašich osobných údajov porušujeme platné právne predpisy, máte právo požiadať nás o vysvetlenie a odstránenie chybného stavu alebo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR, Hraničná 12, 820 07 Bratislava (statny.dozor@pdp.gov.sk). Naša spoločnosť menovala zodpovednú osobu za ochranu osobných údajov, na ktorú sa môžete obracať v prípade uplatňovania Vašich práv. Zodpovednú osobu môžete kontaktovať správou poslanou na e-mailovou adresu gdpr@mountfield.cz.Obchodný partner je povinný riadne poučiť o spracúvaní osobných údajov spoločnosťou Mountfield SK, s.r.o. svojich pracovníkov a ďalšie fyzické osoby podieľajúce sa na strane obchodného partnera na spoluprácu so spoločnosťou Mountfield SK, s.r.o.